Ai sensi REGOLAMENTO GDPR UE 2016/679, D.lgs. 101/2018, D.lgs. 196/2003 Novellato
YARIBASENTE S.R.L., P.I. 02691360347, con sede in Via Max Leopold Wagner 4 – 07100 SASSARI (SS), Tel. 0792859114, e-mail: studiobasenteyari@tiscali.it, p.e.c.: yaribasentesrl@pec.it (nel seguito la “Società“), in qualità di titolare del trattamento desidera informarVi, ai sensi degli artt.13 e 14 del Regolamento Europeo 679/2016 relativo alla protezione dei dati personali (“Regolamento“) di quanto segue.
I dati personali che trattiamo sono tipicamente dati di contatto, dati fiscali, dati bancari e nominativi di vostri dipendenti/collaboratori.
Il trattamento dei dati è effettuato dalla Società nello svolgimento delle sue attività economiche e commerciali per finalità connesse all’eventuale selezione, instaurazione, gestione ed esecuzione del rapporto contrattuale (ivi incluso la gestione del rapporto precontrattuale e/o l’inserimento presso l’albo fornitori della Società). In particolare, i dati saranno trattati per l’assolvimento di obblighi di legge (es. obblighi fiscali e contabili, obblighi derivanti dalla disciplina dei contratti di appalto e di igiene e sicurezza sul lavoro); per l’apertura dell’anagrafica fornitori; la gestione amministrativa dei contratti, ivi inclusa la gestione dei pagamenti e delle fatture; obblighi finalizzati alla fornitura di beni di servizi, nonché la gestione dell’eventuale contenzioso, l’esecuzione di controlli interni (sicurezza, produttività, qualità dei servizi, integrità patrimoniali), la certificazione. I dati degli Interessati potranno inoltre essere trattati per attività periodiche di valutazione della sussistenza dei requisiti stabiliti dalla Società e nell’ambito di audit, anche presso la Vostra sede, di qualità, processo, prodotto o sostenibilità. Per le finalità sopra indicate non è necessario acquisire un consenso specifico in quanto la Società può avvalersi degli esoneri di cui agli artt. 6.1 b), 6.1 c) del Regolamento.
Il conferimento dei dati degli Interessati è necessario e, in mancanza, non sarà possibile instaurare alcuna relazione commerciale, eseguire correttamente obbligazioni precontrattuali e contrattuali o, ove già instaurata una relazione contrattuale, adempiere agli obblighi e impegni che ne derivano.
Eventuali dati personali saranno anche raccolti tramite l’impianto di videosorveglianza presente nelle aree di lavoro, secondo quanto evidenziato nell’informativa relativa al trattamento dei dati per gli scopi di videosorveglianza, disponibile in caso di accesso ai nostri luoghi di lavoro.
I dati saranno trattati dal personale autorizzato della Società, con sistemi elettronici e manuali secondo i principi di correttezza, lealtà e trasparenza previsti dalla normativa applicabile in materia di protezione dei dati personali e tutelando la riservatezza del soggetto cui i dati si riferiscono tramite misure di sicurezza tecniche ed organizzative per garantire un livello di sicurezza adeguato.
I dati saranno conservati nel rispetto della normativa applicabile per la protezione dei dati personali per tutto il periodo di tempo necessario per adempiere alle finalità sopra indicate. In particolare, i dati saranno conservati per tutta la durata del rapporto contrattuale ed anche dopo la cessazione dello stesso in ottemperanza agli obblighi civilistici e fiscali (ad esempio obbligo civilistico di conservare le fatture e la documentazione aziendale per almeno 10 anni).
I dati acquisiti durante il processo di selezione, qualora non sorgesse un rapporto contrattuale successivo con la Società, saranno conservati per un periodo pari a 5 anni dall’acquisizione degli stessi.
Fermo restando le comunicazioni eseguite in adempimento degli obblighi di legge e contrattuali, i dati potranno essere comunicati a consulenti fiscali o legali, collaboratori della Società, istituti di credito, enti e amministrazioni pubbliche ove ciò sia necessario, nonché a soggetti legittimati per legge a ricevere tali informazioni, autorità giudiziarie italiane e straniere e altre pubbliche autorità, per le finalità connesse all’adempimento di obblighi legali, o per l’espletamento delle obbligazioni assunte e scaturenti dalla relazione contrattuale, compreso per esigenza di difesa in giudizio. Tali soggetti operano in qualità di autonomi titolari del trattamento.
La Società si avvale anche di soggetti terzi per la prestazione di alcuni servizi che comportano il trattamento dei dati personali, tra cui ad esempio i fornitori dei servizi di informatici. Tali soggetti operano in qualità di responsabili del trattamento, sulla base di istruzioni specifiche e adeguate in termini di modalità di trattamento e misure di sicurezza indicate in apposita documentazione contrattuale. La lista completa e aggiornata dei soggetti che trattano i dati personali in qualità di responsabili del trattamento è disponibile su richiesta presso la Società ai contatti sottoindicati.
Nel caso di trasferimento dati, fuori dall’Unione Europea, la Società si impegna a garantire livelli di tutela e salvaguardia anche di carattere contrattuale adeguati secondo le norme applicabili, ivi inclusa la stipulazione di clausole contrattuali tipo. I dati personali non saranno oggetto di diffusione.
Gli Interessati potranno esercitare, in relazione al trattamento dei dati ivi descritto, i diritti previsti dal Regolamento (artt. 15-21), ivi inclusi:
ricevere conferma dell’esistenza dei suoi dati personali e accedere al loro contenuto (diritti di accesso);
aggiornare, modificare e/o correggere i suoi dati personali (diritto di rettifica);
chiederne la cancellazione o la limitazione del trattamento dei dati trattati in violazione di legge compresi quelli di cui non è necessaria la conservazione in relazione agli scopi per i quali i dati sono stati raccolti o altrimenti trattati (diritto all’oblio e diritto alla limitazione);
salvo ove il trattamento sia previsto in adempimento di un obbligo di legge, opporsi al trattamento, nei casi previsti dal Regolamento (diritto di opposizione);
revocare il consenso, ove prestato, senza pregiudizio per la liceità del trattamento basata sul consenso prestato prima della revoca;
ricevere copia dei dati in formato elettronico che lo riguardano resi nel contesto del contratto e chiedere che tali dati siano trasmessi ad un altro titolare del trattamento (diritto alla portabilità dei dati).
Per esercitare tali diritti o per richiesta di ulteriori informazioni relative alla presente informativa Lei può rivolgersi alla Società inviando un’e-mail, o mediante raccomandata a/r alla sede della Società.
Lei potrà inoltre proporre reclamo all’Autorità di controllo (Garante per la protezione di dati personali) in caso di violazione della disciplina in materia di protezione dei dati personali.
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Viene richiesto di rendere edotti i vostri dipendenti e collaboratori circa il contenuto della presente Informativa.
YARIBASENTE S.R.L., P.I. 02691360347, Via Max Leopold Wagner 4 – 07100 SASSARI (SS), Tel. 0792859114, e-mail: studiobasenteyari@tiscali.it, p.e.c.: yaribasentesrl@pec.it (hereinafter the “Company“), in its role of data controller, pursuant to art. 13 and art. 14 of the European Regulation 679/2016 concerning the protection of personal data (the “Regulation“), wishes to provide you with the following information:
The data processed by the Company includes name, surname, contact data, e-mail address, positions where relevant, also contact data of you employees.
The Company will process the data within the performance of its own commercial and financial activities for the purpose of selection, entering into, management and performance of the contractual relationships (including scouting activities prior to entering into a contract and/or the registration into the Company’s suppliers list). In particular, the data shall be processed in order to comply with legal obligations (for example, tax and accounting obligations, obligations arising from contract work and health and safety rules at work); for the registration of suppliers into the Company’s Management System (suppliers’ list); for the administrative management of the contracts, including the management of payments and invoices; for the compliance with obligation related to the supply of goods and services, as well as for managing possible litigation, for internal control purposes (safety, productivity, quality of the services, preservation of financial integrity), for certification purposes. The data of Data Subjects may also be processed for periodical evaluation of requirements established by the Company and to perform audit, also inside Your premises, on quality, process, products, or sustainability. For the abovementioned purposes, your consent is not required since the Company is authorized to avail itself of the reliefs available under letter b), c) of article 6.1, of the Regulation.
The collection of the data is a requirement: failing this, it becomes impossible to enter into a commercial agreement, to duly fulfil the relevant pre-contractual or contractual obligations or, in case of existing agreements, to fulfil the obligations and commitments arising from such agreements.
Personal data may be processed using video surveillance instruments placed in the access/exit area and inside the premises, according to the information notice for data processing for video surveillance purposes, available in our premises.
The data shall be processed by the Company, and by its entrusted personnel by the Company, by means of electronic or manual systems and according to the principles of fairness, integrity and transparency that are required by applicable laws on data protection as well as by preserving the privacy of the concerned persons through the implementation of technical and organizational measures ensuring an adequate safety level.
The data shall be stored in compliance with the applicable regulations on protection of personal data for the time that is necessary to comply with the above-mentioned purposes. In particular, personal data will be stored by Company for the whole duration of the contractual relationship and also after its termination, in compliance with applicable laws (including, without limitation, the obligation to keep the invoices and other company documents for at least 10 years).
The data processed during the suppliers’ selection process, in case thereafter no commercial relationships with the Company will follow, will be stored by Company for 5 years after its collection.
Without prejudice to the duty of disclosure in order to fulfil any legal or contractual obligations, the data may be disclosed to tax or legal consultants, to Company’s collaborators, to the banks, to public entities as well as to those persons that are authorized by the laws to receive such data, if required, to Italian or foreign judicial or other public authorities for the fulfilment of legal obligations, or for the performance of the obligations arising from an agreement, including for the purposes of defence before the Courts. Such entities act as independent data controllers.
In order to perform certain services implying the need of personal data processing, the Company may also avail of third parties, including in respect of the service of substitutive filing or quality, process, and product audit services. These companies shall operate as external data processors in compliance with specific and adequate directions concerning the processing methods and safety measures as specified in specific contractual documents. The full and updated list of the companies acting as data processors is available on request to the contacts mentioned below.
With reference to transfer the data to countries located outside the European Union, the Company undertakes to ensure a level of protection and preservation, also by means of entering into specific contracts, adequate to the applicable laws, including the entering into standard contractual clauses.
Personal data shall not be disseminated.
A Data Subject shall have the rights contemplated in the Regulation (articles from 15-21) in respect of the processing of data contemplated thereto, including the right to:
Obtain confirmation of the existence of personal data concerning him/her and to gain access to them (right of access);
Obtain the updating, modification and/or rectification of its personal data (right of rectification);
Obtain erasure, or to set limits to processing, of personal data whose processing is unlawful, including those that are no longer necessary in relation to the purposes for which they were collected or otherwise processed (right to be forgotten and right to the restriction of processing); Object to processing (right to object);
Withdraw previously given consent, if any, without prejudice to the lawfulness of processing based on that consent;
Receive a copy in electronic form of the data concerning him or her which have been provided to a controller in the framework of an agreement and to have such data transmitted to another controller (right to data portability).
For the exercise of the rights above and in case of further requests for information regarding the present privacy notice, you can contact the Company by sending an email or by a registered letter to the legal address of the Company.
You may also lodge a complaint with the Supervisory Authority in case of infringement of regulations concerning the protection of personal data.
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You undertake to inform employees and collaborators about the content of this privacy notice.
